政府采购合同备案需要哪些材料？

合同签了不等于万事大吉，2个工作日内要公告，7个工作日内要备案。材料不全，备案退回，可能影响资金支付。

“合同双方都签字盖章了，还要做什么？备案需要准备哪些材料？”

合同备案是政府采购合同管理的关键环节，也是采购人法定义务。未按规定备案，不仅影响财政资金支付，还可能面临行政追责。 本文结合国家法规和四川省最新规定，系统梳理合同备案的材料清单与操作流程。

一、法定备案期限：签订后7个工作日内

根据《政府采购法》第四十七条，政府采购项目的采购合同自签订之日起7个工作日内，采购人应当将合同副本报同级政府采购监督管理部门和有关部门备案-3。

公告期限同步要求：根据《政府采购法实施条例》第五十条，采购人应当自合同签订之日起2个工作日内，将政府采购合同在省级以上财政部门指定媒体上公告（四川政府采购网）-3。合同涉及国家秘密、商业秘密的内容除外。

四川省操作方式：在四川政府采购一体化平台（www.ccgp-sichuan.gov.cn）上，合同公告与备案连续进行——发布合同公告后，即可点击完成合同备案-5。

二、备案材料清单

（一）基本备案材料

根据各地财政部门规定，合同备案通常需要提交以下材料-1-4-6：

序号

材料名称

说明

1

政府采购合同备案表

填写项目基本信息、合同金额、签订日期、供应商信息等，须加盖采购人公章-1-4

2

政府采购合同副本（扫描件）

双方已签字盖章的正式合同PDF扫描件，须完整、清晰、不得缺页-6

3

中标（成交）通知书

作为附件随合同一并上传-6

4

补充合同（如有）

追加采购、续签合同等均需备案-5

（二）四川省备案的特殊要求

四川省财政厅规定，2026年1月1日起，采购人应在四川政府采购一体化平台在线签订政府采购合同，同步完成公告和备案。所需材料通过系统电子化提交：

电子合同文本：使用省财政厅发布的统一合同文本（川财采〔2025〕368号），在线填写并签署；

合同备案信息表：在系统中按要求填写项目信息、合同条款、供应商账户等；

相关附件：采购文件、中标（成交）供应商《中小企业声明函》或《残疾人福利性单位声明函》等（如有）；

合同自查表：采购人须对照《采购人政府采购合同自查表》核对合同内容，确认符合要求后再提交。

（三）变更合同的备案材料

如合同发生法定变更（追加采购≤10%等），须单独办理变更备案，通常包括-5-9：

变更合同备案表；

变更说明：载明变更原因及依据；

变更证明材料和变更合同扫描件。

注意：合同变更须遵守《政府采购法》第五十条“不得擅自变更”的规定，违者面临行政处罚。

三、备案流程（四川省）

第一步：签订合同。中标通知书发出后30日内签订政府采购合同。

第二步：公告合同。签订后2个工作日内在四川政府采购网发布合同公告-3。

第三步：备案合同。签订后7个工作日内，在四川政府采购一体化平台“采购执行-采购合同管理”板块，填写合同信息、上传相关材料，确认提交即完成备案-5。

第四步：系统自动备案。四川政府采购一体化平台采用公告即备案模式，合同公告发布后系统自动完成备案-5。

四、常见退回原因与注意事项

合同内容与采购文件不一致：备案合同实质性条款须与采购文件、投标文件一致；

签字盖章不全：合同须经双方合法代表签字并加盖公章，扫描件不得缺页；

超过备案期限：7个工作日内须完成备案，超期将被责令改正；

补充合同超过10%限制：追加采购金额不得超原合同10%，否则无法备案；

未使用统一合同文本（四川省）：2026年起须使用省财政厅发布的《电子采购合同文本》在线签订。

五、风险提示

根据相关规定，采购人未按规定备案采购合同的，财政部门可责令限期改正，给予警告，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分，并予以通报。此外，未备案合同可能影响财政资金支付进度，引发履约争议。